Alfresco

Een succesvolle bedrijfsvoering kan niet meer zonder ondersteunende IT-middelen
Een groot deel van de communicatie met collega en klant verloopt ondertussen via e-mail en klantgegevens worden in een gestructureerd CRM-systeem geplaatst. Maar hoe gaat dat met documenten en andere bestanden? Die staan opgesloten op een lokale netwerkschijf of ander gesloten systeem, zijn opgeslagen binnen een (privé) Dropbox of vergelijkbaar account. Een groot risico voor de organisatie.

Hoe kunnen deze gegevens goed ingezet worden en van wie zijn de documenten eigenlijk? Medewerkers geven soms aan dat hun werk efficiënter kan dan met de huidige geboden middelen. Als organisatie is het goed om een alternatief te bieden en wordt het gebruik van ongecontroleerde IT-middelen getemperd. Alfresco biedt daarvoor de mogelijkheden die je nodig hebt.

Bijvoorbeeld:

Op eenvoudige en duidelijke wijze samenwerken aan bestanden, ook met derde partijen
Terugvinden van de benodigde bestanden in de gestaag groeiende hoop met gegevens
Op eenvoudige wijze werken met versiebeheer op elk soort bestand
Beheerbaar en inzichtelijk maken van de inkomende stroom met gegevens
Projecten en processen succesvol afhandelen en traceren
Naar wens zorgen voor een tijdige vernietiging van bepaalde bestanden of bestandstypes

Waarom documentenbeheer met Alfresco?
Voor onze documentenbeheer-dienst, maakt Anbizz Consultancy gebruik van Alfresco: een open en vooruitstrevend ‘Enterprise Content Management’-pakket, ofwel een Document Management System (DMS) met meer mogelijkheden. Alfresco is open source software dat een keur aan open standaarden ondersteunt en wordt ontwikkeld door Alfresco in samenwerking met leden van de community.

Het Britse bedrijf Alfresco is opgericht door oud-werknemers van Documentum en Business Objects, twee van de grootste leveranciers van gesloten ECM-software. Sinds de oprichting in 2005 is Alfresco uitgegroeid tot het meestgebruikte open source ECM-pakket en wordt dit gezien als belangrijkste concurrent voor de gesloten pakketten. Wij maken gebruik van de 100% open source versie, ook wel de Community-edition genoemd.

1. OPLOSSSING VOOR DOCUMENTEN

Alfresco als document management system biedt een oplossing voor verschillende vragen die binnen uw organisatie spelen. Denk daarbij aan vragen als:

Hoe zorg ik ervoor dat alle medewerkers hun kennis delen?
Hoe ga ik om met de groeiende stroom van kennis en informatie?
Hoe zorg ik ervoor dat ik geen data meer kwijtraak?
Hoe vind ik “dat ene document over…” of “die rapportage van Q2 2010”?
Hoe geef ik alleen de juiste personen toegang tot de bestanden?
Hoe houd ik de gegevens binnen de organisatie?
Hoe kan ik beter samenwerken met medewerkers en klanten?

2. VEEL STANDAARDFUNCTIONALITEIT

Alfresco biedt zonder uitbreidingen al veel bruikbare functionaliteit. Dat betekent dat u met een standaardinstallatie goed van start zou kunnen gaan, zonder eerst veel geld kwijt te zijn aan maatwerk en inrichting. Denk bij die functionaliteit aan:

Dashboard zijn per persoon en per site zelf in te delen
Processen verbeteren met verschillende workflows
Zelf toegang verlenen en rechten instellen
Krachtige zoekmachine die alle tekst doorzoekt
Toegang via mobiele App
Versiebeheer voor alle documenten en andere bestanden

3. OPENHEID

Alfresco is 100% open source en ondersteunt verschillende open standaarden. Daarom is het DMS volledig aan te passen naar eigen wens en kunt u deze in veel gevallen koppelen met andere applicaties. Stop bijvoorbeeld via de ene applicatie gegevens in het DMS, verrijk de informatie en presenteer die op een website die de gegevens live uit het DMS haalt.

Open source, dus aan te passen aan eigen eisen en wensen
Open standaarden, dus gegevens uitwisselen met andere applicaties
De gegevens zijn niet ‘opgesloten’, maar beschikbaar voor jouw organisatie
Te gebruiken via browser, gedeelde schijf, mobiele App en meer
Niet alleen Windows, maar ook via Mac en Linux

4. VEILIGHEID

Wij besteden veel aandacht aan de beveiliging van onze dienstverlening. Zowel de server zelf als de verbinding tussen uw PC en de server zijn altijd beveiligd. Afluisteren van de verbinding is daarom vrijwel onmogelijk. Omdat onze servers in Nederland staan heeft u ook niets te vrezen van de Amerikaanse overheid die toegang opeist tot jouw bestanden. Wij beheren onze diensten actief en zorgen ervoor dat eventuele veiligheidslekken zo snel als mogelijk worden voorzien van de beschikbare updates.

Gebruikt altijd een beveiligde verbinding
Nederlandse datacenters, dus Nederlandse wetgeving
Actief beheerde servers, snel toepassen van updates
Veiliger dan USB-sticks en externe harde schijven

5. INFORMATIE BEHEREN

Het kunnen vinden van de door u benodigde informatie heeft een grote impact op jouw productiviteit (en op uw werkplezier!). De hoeveelheid (digitale) informatie blijft toenemen in organisaties, maar wordt vaak beperkt benut. Omdat dit vaak ongestructureerde informatie betreft, zoals Word documenten, Excel spreadsheets en PDF bestanden, is het terugvinden van de juiste documenten lastig. Goede werkafspraken met collega’s helpen je daar maar deels bij. Het komt daardoor te vaak voor dat u niet kunt vinden wat u zoekt.

Alfresco helpt daarbij:

Geavanceerde zoekfunctie: zoek op volledige tekst en eigenschappen
Filter zoekresultaten verder op metadata
Handige indeling in Sites: scheiding van gegevens
Kennis opslaan in Wiki’s, discussieforums en andere opties
Met rechten pas je de mogelijkheden van iemand op maat aan

6. BESCHIKKEN OVER GEGEVENS

Het niet kunnen beschikken over de benodigde gegevens, of verlies van data zijn belangrijke oorzaken van productiviteitsverlies. Denk bijvoorbeeld aan die twee uur in de trein naar een klant waarin u kunt werken, of de USB-stick met de presentatie die u hebt vergeten mee te nemen. Door verlies van gegevens gaat veel kennis verloren wanneer u een laptop verliest of wanneer u per ongeluk het verkeerde bestand verwijdert. Achteraf blijkt dan vaak dat er geen back-up aanwezig is, of dat deze onvolledig is. Gebruikmaken van consumentenoplossingen als Dropbox is dan goedkoop en binnen handbereik, maar biedt vaak onvoldoende vertrouwen en mogelijkheden.

Altijd en overal beschikken over uw gegevens
Draait op professionele apparatuur en software
De dagelijkse back-up blijft tot drie maanden bewaard
U bent en blijft eigenaar van uw eigen data
Geen gegevensverlies door gebruik van privé Dropboxen e.d.

7. GROEIT MEE

Anbizz Consultancy heeft ons Alfresco-aanbod modulair opgezet. Daarmee is dit (financieel) bereikbaar voor kleinere organisaties, maar bieden we ook de benodigde functionaliteit voor grotere organisaties. Naast de standaardmodules bieden we mogelijkheden voor maatwerk aan de applicatie zelf en kennen en gebruiken we verschillende modules van derde partijen die extra functionaliteit bieden.

Naar wens uitbreidbaar met extra modules
Schaalbaar met extra opslag en snelheid
Uitbreidbaar met maatwerk
Uitbreidbaar met modules van derde partijen