Alfresco

 

Een succesvolle bedrijfsvoering kan niet meer zonder ondersteunende IT-middelen. Een groot deel van de communicatie met collega en klant verloopt ondertussen via e-mail en klantgegevens plaats je in een gestructureerd CRM. Maar hoe gaat dat met documenten en andere bestanden? Die staan opgesloten op een lokale netwerkschijf of ander gesloten systeem, zijn opgeslagen binnen een (privé) Dropbox of vergelijkbaar account. Een groot risico voor de organisatie. Want hoe kan je al die gegevens goed inzetten en van wie zijn die documenten dan eigenlijk?

Medewerkers geven vaak als reden op dat ze “hun werk toch moeten kunnen doen?” en dat dat niet (efficiënt) kan met de geboden middelen. Door ervoor te zorgen dat je als organisatie een goed alternatief aanbiedt, temper je het gebruik van IT-middelen die niet onder jouw controle staan. Alfresco biedt daarvoor de mogelijkheden die je nodig hebt. Bijvoorbeeld:

  • Op eenvoudige en duidelijke wijze samenwerken aan bestanden, ook met derde partijen
  • Terugvinden van de benodigde bestanden in de gestaag groeiende hoop met gegevens
  • Op eenvoudige wijze werken met versiebeheer op elk soort bestand
  • Beheerbaar en inzichtelijk maken van de inkomende stroom met gegevens
  • Projecten en processen succesvol afhandelen en traceren
  • Naar wens zorgen voor een tijdige vernietiging van bepaalde bestanden of bestandstypes

 

Waarom documentenbeheer met Alfresco?

Voor onze documentenbeheer-dienst, maakt Anbizz Consultancy gebruik van Alfresco: een open en vooruitstrevend ‘Enterprise Content Management’-pakket, ofwel een Document Management System (DMS) met meer mogelijkheden. Alfresco is open source software dat een keur aan open standaarden ondersteunt en wordt ontwikkeld door Alfresco in samenwerking met leden van de community.

Het Britse bedrijf Alfresco is opgericht door oud-werknemers van Documentum en Business Objects, twee van de grootste leveranciers van gesloten ECM-software. Sinds de oprichting in 2005 is Alfresco uitgegroeid tot het meestgebruikte open source ECM-pakket en wordt dit gezien als belangrijkste concurrent voor de gesloten pakketten. Wij maken gebruik van de 100% open source versie, ook wel de Community-edition genoemd.

 

1. OPLOSSSING VOOR DOCUMENTEN

Alfresco als document management system biedt een oplossing voor verschillende vragen die binnen jouw organisatie spelen. Denk daarbij aan vragen als:

  • Hoe zorg ik ervoor dat alle medewerkers hun kennis delen?
  • Hoe ga ik om met de groeiende stroom van kennis en informatie?
  • Hoe zorg ik ervoor dat ik geen data meer kwijtraak?
  • Hoe vind ik “dat ene document over…” of “die rapportage van Q2 2010”?
  • Hoe geef ik alleen de juiste personen toegang tot de bestanden?
  • Hoe hou ik de gegevens binnen de organisatie?
  • Hoe kan ik beter samenwerken met medewerkers en klanten?

 

2. VEEL STANDAARDFUNCTIONALITEIT

Alfresco biedt zonder uitbreidingen al veel bruikbare functionaliteit. Dat betekent dat je met een standaardinstallatie goed van start zou kunnen gaan, zonder eerst veel geld kwijt te zijn aan maatwerk en inrichting. Denk bij die functionaliteit aan:

  • Dashboard zijn per persoon en per Site zelf in te delen
  • Processen verbeteren met verschillende workflows
  • Zelf toegang verlenen en rechten instellen
  • Krachtige zoekmachine die alle tekst doorzoekt
  • Toegang via mobiele App
  • Versiebeheer voor alle documenten en andere bestanden

 

3. OPENHEID

Alfresco is 100% open source en ondersteunt verschillende open standaarden. Daarom is het DMS volledig aan te passen naar eigen wens en kan je deze in veel gevallen koppelen met andere applicaties. Stop bijvoorbeeld via de ene applicatie gegevens in het DMS, verrijk de informatie en presenteer die op een website die de gegevens live uit het DMS haalt.

  • Open source, dus aan te passen aan eigen eisen en wensen
  • Open standaarden, dus gegevens uitwisselen met andere applicaties
  • De gegevens zijn niet ‘opgesloten’, maar beschikbaar voor jouw organisatie
  • Te gebruiken via browser, gedeelde schijf, mobiele App en meer
  • Niet alleen Windows, maar ook via Mac en Linux

4. VEILIGHEID

Wij besteden veel aandacht aan de beveiliging van onze dienstverlening. Zowel de server zelf als de verbinding tussen je PC en de server zijn altijd beveiligd. Afluisteren van de verbinding is daarom vrijwel onmogelijk. Omdat onze servers in Nederland staan heb je ook niets te vrezen van de Amerikaanse overheid die toegang opeist tot jouw bestanden. Wij beheren onze diensten actief en zorgen ervoor dat eventuele veiligheidslekken zo snel als mogelijk worden voorzien van de beschikbare updates.

  • Gebruikt altijd een beveiligde verbinding
  • Nederlandse datacenters, dus Nederlandse wetgeving
  • Actief beheerde servers, snel toepassen van updates
  • Veiliger dan USB-sticks en externe harde schijven

 

5. INFORMATIE BEHEREN

Het kunnen vinden van de door jou benodigde informatie heeft een grote impact op jouw productiviteit (en op je werkplezier!). De hoeveelheid (digitale) informatie blijft toenemen in organisaties, maar wordt vaak beperkt benut. Omdat dit vaak ongestructureerde informatie betreft, zoals Word documenten, Excel spreadsheets en PDF bestanden, is het terugvinden van de juiste documenten lastig. Goede werkafspraken met je collega’s helpen je daar maar deels bij. Het komt daardoor te vaak voor dat je niet vindt wat je zoekt. Alfresco helpt daarbij:

  • Geavanceerde zoekfunctie: zoek op volledige tekst en eigenschappen
  • Filter zoekresultaten verder op metadata
  • Handige indeling in Sites: scheiding van gegevens
  • Kennis opslaan in Wiki’s, discussieforums en andere opties
  • Met rechten pas je de mogelijkheden van iemand op maat aan

 

6. BESCHIKKEN OVER GEGEVENS

Het niet kunnen beschikken over de benodigde gegevens, of verlies van data zijn belangrijke oorzaken van productiviteitsverlies. Denk bijvoorbeeld aan die twee uur in de trein naar een klant waarin je kunt werken, of de USB-stick met de presentatie die je bent vergeten mee te nemen. Door verlies van gegevens gaat veel kennis verloren als je je laptop verliest of deze kapot gaat, of je per ongeluk het verkeerde bestand verwijdert. Achteraf blijkt dan vaak dat er geen back-up is, of deze onvolledig is. Gebruikmaken van consumentenoplossingen als Dropbox is dan goedkoop en binnen handbereik, maar biedt vaak onvoldoende vertrouwen en mogelijkheden.

  • Altijd en overal beschikken over jouw gegevens
  • Draait op professionele apparatuur en software
  • De dagelijkse back-up blijft tot drie maanden bewaard
  • Je bent en blijft eigenaar van je eigen data
  • Geen gegevensverlies door gebruik van privé Dropboxen e.d.

 

7. GROEIT MEE

We hebben ons Alfresco-aanbod modulair opgezet. Daarmee is dit (financieel) bereikbaar voor kleinere organisaties, maar bieden we ook de benodigde functionaliteit voor grotere organisaties. Naast de standaardmodules bieden we daarnaast mogelijkheden voor maatwerk aan de applicatie zelf en kennen en gebruiken we verschillende modules van derde partijen die extra functionaliteit bieden.

  • Naar wens uitbreidbaar met extra modules
  • Schaalbaar met extra opslag en snelheid
  • Uitbreidbaar met maatwerk
  • Uitbreidbaar met modules van derde partijen

Meer informatie:

Tel : 06 – 25041101

info@anbizz.nl