De huidige stroom documenten zorgt er voor dat bedrijven steeds meer moeite hebben om hun gegevens op een goede en gestructureerde te bewaren.
Enerzijds worden ze geconfronteerd met een steeds groter wordende hoeveelheid documenten, anderzijds komt informatie ook via verschillende kanalen het bedrijf binnen.
Documenten ontvangen we tegenwoordig per post, per mail en we maken tientallen documenten aan in bijvoorbeeld MS Office applicaties zoals Word en Excel.
We bewaren deze informatie telkens op een andere manier:
- In de archiefkast
- Op een e-mailserver
- Op de fileserver
- Op diverse pc’s
Overal ligt informatie opgeslagen, maar deze is niet voor iedereen beschikbaar en samenwerken met deze informatie is al helemaal niet mogelijk.
Digitaal archief
Documentmanagement biedt de oplossing om al deze informatie te centraliseren in een digitaal archief.
U kunt met een digitaal documentensysteem diverse archieven centraliseren, waardoor u makkelijk al uw documenten kunt inzien en beheren.
Onafhankelijk van tijd en plaats waar u zich bevindt.
Een bijkomend voordeel van gedigitaliseerde documenten is dat uw gegevens geen risico vormen in geval van diefstal en bij brand- en waterschade.
Voorbeelden van gedigitaliseerde dossiers en workflows zijn:
- Contractendossiers (notaris, bank, verzekeringen, contracten)
- Certificatendossiers (machine certificaten en afloopdatum, diploma’s medewerkers)
- Postverwerking (digitale verwerking van de poststroom, van binnenkomst, routering, leescontrole, plaatsen van opmerkingen tot archivering)
- Wagenparkdossiers (kentekenbewijs, APK formulieren, facturen, bestuurdersgegevens, leasecontract, verzekeringsdocumenten)
- Personeelsdossiers (ID, arbeidsovereenkomst, diploma’s, loonstroken)
- Inkoopfacturenverwerking (scannen, routeren, goedkeuren, autoriseren, fiatteren, automatisch boeken/journaliseren en archiveren)
- Declaratieverwerking (indienen, routeren, goedkeuren, automatisch boeken/journaliseren, terugkoppelen informatie en archiveren)
Voordelen:
- Al uw documenten worden digitaal in één centraal archief beheerd.
- Dankzij full text search en de uitgebreide zoekmogelijkheden vindt u snel de documenten die u wilt hebben.
- Rechten zijn goed in te stellen, waardoor u zelf bepaalt wie documenten kan inzien, wijzigen of verwijderen.
- Een documentensysteem werkt kosten- en ruimte besparend.
- Opslaan van documenten gebeurt op een uniforme en transparante manier .
- Dankzij een workflow kunt u documenten snel verspreiden zowel intern als extern.
- Integratie met MS Office en Open office.
- Een digitaal archief geeft zekerheid, alle gegevens in het systeem zijn direct veiliggesteld tegen diefstal, brand en waterschade.
- Een digitaal documentensysteem werkt tijd en plaats onafhankelijk.
- Een digitaal archief kan gebruikt worden op PC, laptop en mobiel device.
De oplossing:
Anbizz Consultancy levert software voor een document management systeem.
Van te voren maken wij een stappenplan om te komen tot een systeem wat aan uw wensen voldoen.
Het document management systeem is volledig schaalbaar het kan eenvoudig meegroeien met de groei van uw bedrijf.
Het pakket biedt standaard al ruimte mogelijkheden, echter wij kunnen aanvullend maatwerk leveren, zodat het pakket aansluit op de bedrijfsprocessen van uw organisatie.
